Wie lange müssen bzw. dürfen Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz aufbewahrt werden ?

Gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG wird die Dokumentation einer Meldung nach dem HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Sie kann jedoch länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das Verbot von gegen die hinweisgebende Person gerichteten Repressalien nach § 36 Abs. 1 HinSchG bietet keinen Grund, eine Meldung länger als drei Jahre aufzubewahren. Gemäß § 36 Abs. 2 HinSchG wird vermutet, dass eine Benachteiligung einer hinweisgebenden Person im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit eine Repressalie für deren Meldung oder Offenlegung ist. Der Beschäftigungsgeber muss beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte. Dieser Beweis wird zumindest erleichtert, wenn der Beschäftigungsgeber dabei auf die Dokumentation über die Meldung und dass durchgeführte Verfahren zurückgreifen kann. Allerdings dürfte der Beweis auch ohne den Rückgriff auf die Dokumentation des Meldeverfahrens möglich sein, indem die Gründe der benachteiligenden Maßnahme, wie z.B. einer Abmahnung oder Kündigung, dargelegt und nachgewiesen werden. Zudem ist zu berücksichtigen, dass bei einer erst Jahre nach der Meldung und Abschluss des Meldeverfahrens erfolgenden Maßnahme ein Zusammenhang mit der Meldung unwahrscheinlich ist. Dies ist bei den Anforderungen an den nach § 36 Abs. 2 Satz 2 HinSchG zu führenden Gegenbeweis zu berücksichtigen.