Wie sind Meldungen zu dokumentieren ?

Wie eingehende Meldungen zu dokumentieren sind, ist in § 11 HinSchG geregelt. Generell sind bei der Dokumentation der Meldungen die datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere Art. 5 DS-GVO, zu beachten. Hiernach müssen die verarbeiteten personenbezogenen Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“, Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO); sie müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein und es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“, Art. 5 Abs. 1 Buchstabe d DS-GVO). Diese Grundsätze sind z.B. bei der Anfertigung von Protokollen über mündliche Meldungen zu beachten. Für die Speicherung bzw. Aufbewahrung der Dokumentation gilt Art. 5 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO, wonach personenbezogene Daten in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“). Damit muss durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass nur die mit deren Bearbeitung betrauten Personen Zugriff auf die Dokumentation der Meldungen haben und diese zur Kenntnis nehmen und bearbeiten können. Zu diesen Maßnahmen s. unter Frage 17.